Der Unterschied zwischen Archivieren und Löschen in Google Mail

Wissen, was Sie mit allem, was Sie in Google Mail erhalten, tun sollen

Für die meisten Menschen ist Google Mail eines der wichtigsten Tools in ihrem täglichen Leben. Das Problem ist, dass die meisten so viele E-Mails erhalten, dass es schwierig ist, Ihren Posteingang organisiert zu halten und nicht mit zufälligen, unnötigen E-Mails gefüllt zu sein. Google Mail bietet Nutzern mehrere Möglichkeiten, ihre E-Mails in verschiedenen Ordnern, Registerkarten und Tags zu organisieren und zu sortieren. In einer Zeit, in der die Google-Suche Millionen von Wörtern pro Sekunde scannen kann, ist es jedoch notwendig, so viel Aufwand zu betreiben, um Google Mail zu organisieren. Glücklicherweise verfügt Google Mail über ein Archivierungstool, mit dem Sie die Benutzeroberfläche bereinigen können, ohne mehrere Tage damit zu verbringen, jede E-Mail in einem bestimmten Ordner abzulegen.

Was ist Archivierung?

Durch das Archivieren einer E-Mail in Google Mail wird diese in einem Ordner abgelegt, in dem sie weiterhin vorhanden ist, der Posteingang jedoch nicht mehr überladen wird. Das Beste daran ist, dass es bei Bedarf auch in Zukunft verfügbar sein wird. Google Mail erledigt diese Aufgabe hervorragend, da Benutzer ihre E-Mails schnell und einfach archivieren können.

Was ist das Löschen?

Wenn Sie eine E-Mail löschen, wird sie in einen Papierkorb verschoben. Dieser Ordner dient als Backup, nur für den Fall, dass Sie eine E-Mail nicht wirklich loswerden wollten. Einige Benutzer verwenden den Papierkorbordner auch als Ablageort für E-Mails, die sie nicht als wichtig genug ansehen, um sie in ihrem Posteingang zu haben. Das Problem dabei ist, dass Google Mail E-Mails, die sich nach 30 Tagen im Papierkorb befinden, automatisch löscht. Wenn Sie also den Papierkorb als Bereinigungstool für Ihren Posteingang verwenden, sollten Sie wissen, dass Sie höchstwahrscheinlich eine E-Mail verlieren werden, die Sie möglicherweise in Zukunft benötigen.

Warum sollten Sie Ihre E-Mails archivieren?

Angenommen, Sie führen ein Gespräch mit jemandem und Informationen wie eine Adresse oder Telefonnummer werden ausgetauscht. In diesem Moment können Sie alles notieren oder speichern, was Sie benötigen, und entscheiden sich, die Konversation zu löschen, da Sie keinen Grund mehr dafür sehen, dass sie Ihren Posteingang nicht mehr überfüllt.

Stellen Sie sich nun eine Zeitspanne vor, in der Sie niemals auf diese Unterhaltung zurückblicken oder Informationen aus diesen E-Mails abrufen hätten müssen, aber aus irgendeinem Grund tun Sie dies jetzt. Wenn Sie den E-Mail-Thread gelöscht haben, können Sie nicht mehr zurückblicken und finden, wonach Sie suchen. Wenn Sie eine E-Mail archivieren, müssen Sie sie nicht mehr in Ihrem Posteingang sehen, sondern können beruhigt darauf vertrauen, dass Sie sie bei Bedarf durch eine schnelle Suche wieder finden.

Darüber hinaus befinden sich alle Ihre archivierten E-Mails im Ordner "Alle E-Mails", der sich in der Navigationsleiste befindet. E-Mails werden nach der Archivierung nicht mehr organisiert. Wenn Sie jedoch einen schnellen Zugriff auf eine kürzlich archivierte E-Mail benötigen, befindet sie sich ganz oben auf der Liste.

So archivieren Sie eine E-Mail in Google Mail auf Android

Es gibt drei schnelle und einfache Möglichkeiten, um Ihre E-Mails zu archivieren. Mit zwei dieser Methoden können einzelne E-Mails archiviert werden. Mit der dritten Methode können mehrere E-Mails ausgewählt und für die spätere Verwendung archiviert werden.

Die schnellste, einfachste und unfallträchtigste Art, eine E-Mail zu archivieren, besteht darin, sie wegzuwischen, während Sie die Listenansicht aller Ihrer E-Mails in Ihrem Posteingang anzeigen. Da die meisten Android-Benutzer es gewohnt sind, vom linken Bildschirmrand aus auf die Navigationsleiste zuzugreifen, können E-Mails leicht versehentlich zur Archivierung gesendet werden. Glücklicherweise können Sie mit Google Mail direkt nach dem Wegwischen einer E-Mail Ihre Aktion rückgängig machen, indem Sie eine Schaltfläche zum Rückgängigmachen drücken, die nach dem Archivieren einige Momente lang angezeigt wird.

In den Einstellungen von Google Mail können Sie diese Funktion schnell deaktivieren, wenn Sie sie häufig aus Versehen ausführen oder sie einfach nicht benötigen. Öffnen Sie dazu die Navigationsleiste, scrollen Sie nach unten, wo sich die Einstellungen befinden, und geben Sie die allgemeinen Einstellungen ein. Mit der zweiten Option von oben können Sie "Zum Archiv streichen" aktivieren oder deaktivieren.

Die zweite Möglichkeit, eine E-Mail zu archivieren, besteht darin, einen einzelnen Nachrichtenthread anzuzeigen. Nachdem Sie den Inhalt einer E-Mail gelesen haben, werden Sie mit verschiedenen Optionen in der Taskleiste begrüßt. Eines der vielen Symbole, die auf Sie warten, scheint ein Kästchen mit einem Pfeil nach unten zu sein. Dies ist die Archiv-Schaltfläche. Wenn Sie dies während der Anzeige der E-Mail auswählen, werden Sie in Ihren Posteingang zurückgeschickt, und am unteren Bildschirmrand wird für einige Sekunden ein Status angezeigt, der Ihnen mitteilt, dass die E-Mail archiviert wurde. Wenn Sie nicht vorhatten, eine E-Mail zu archivieren, gibt es erneut eine Schaltfläche zum Rückgängigmachen, mit der Sie Ihre E-Mail an ihren ursprünglichen Speicherort zurückbringen können.

Wenn Sie Ihren Posteingang durchsuchen und feststellen, dass es Zeit ist, ihn wirklich zu bereinigen, können Sie dies mit der letzten Methode schnell und einfach erledigen. Während Sie Ihren Posteingang in der Listenansicht betrachten, können Sie auf das Bild des Absenders klicken (normalerweise ein farbiges Kästchen mit dem ersten Buchstaben des Absendernamens) oder eine E-Mail lange drücken, um es auszuwählen.

Fahren Sie mit der Auswahl weiterer E-Mails fort, und klicken Sie nach Auswahl aller gewünschten E-Mails auf dasselbe Kästchensymbol mit dem nach unten zeigenden Pfeil in der Taskleiste. Genau wie bei der letzten Methode wird direkt nach dem Archivieren von E-Mails am unteren Bildschirmrand ein Status angezeigt, der Sie darüber informiert, dass Sie zahlreiche E-Mails archivieren, und Sie können Ihre Aktion rückgängig machen.

Wenn Sie jemals befürchten, dass Sie versehentlich E-Mails mit einer der oben genannten Methoden archivieren oder löschen könnten, können Sie in Google Mail eine Funktion aktivieren, die dem Archivieren oder Löschen von E-Mails einen weiteren Schritt hinzufügt. Diese Berechtigung fügt ein Popup-Dialogfeld hinzu, das angezeigt wird, wenn Sie versuchen, eine E-Mail zu löschen oder zu archivieren. In diesem Dialogfeld werden Sie um eine Bestätigung gebeten, dass Sie die ausgewählte Aktion tatsächlich ausführen möchten.

Um dies zu aktivieren, öffnen Sie die Navigationsleiste, blättern Sie zu Einstellungen, wählen Sie allgemeine Einstellungen aus, und am unteren Rand des Menüs befinden sich zwei Kontrollkästchen, mit denen Sie die Bestätigung vor dem Löschen und Archivieren aktivieren können.

Dank dieser neuen Erkenntnisse zum Archivieren und Löschen wird Ihr Google Mail-Posteingang effizienter bereinigt und ausgeführt, ohne dass Informationen verloren gehen, die Sie eines Tages benötigen.